Det finns en gammal 80/20-regel om målsättning som säger att du ska ägna 20 % åt att planera och 80 % åt att ”göra”. Forskningen visar dock att de flesta av oss ägnar för mycket tid åt att planera, så att vi i värsta fall har 80 % planering och i sämsta fall ingen ”handling” alls.
OKR är inte en typ av målsättning som man sätter upp och sedan låter vara, utan istället något som man ständigt måste hålla uppdaterat. En av de viktigaste egenskaperna hos OKR är fokus på kontinuerlig uppföljning, eller som det kallas – ”checka in”. Detta är en av anledningarna till att den är så populär, eftersom den ger mer än bara rapporterande kalkylblad genom att stimulera reflektion, insikter, feedback och verkligt lärande.
Konceptet med check-ins är dock också en av OKRs största utmaningar. Även om det inte är komplicerat är det svårt för en ny rutin att fastna. Man kan behöva lite hjälp att komma igång, och en sak som vi tycker hjälper är att kategorisera de typer av check-ins som du bör överväga när du arbetar med OKRs.
Vi har kategoriserat vår bästa praxis för OKR Check-Ins på följande sätt:
- Sammanhang
- Framsteg
- Förtroende
- Nästa upp
- Resultat
- Insikter och blockeringar
Låt oss gå igenom dem i detalj.
Check-In för sammanhang
Bör checkas in varje gång ett nytt nyckelresultat antingen skapas eller ändras på ett väsentligt sätt. Sammanfattningen ska svara på frågan ”Varför är det här resultatet viktigt?” och innehålla den övergripande taktik för resten av kvartalet som ni tänker använda för att maximera era chanser att uppnå OKR.
Låt oss säga att du har ett nyckelresultat som är ”200 nya leads”. Sammanhanget bör förklara varför du satte just den specifika siffran. Att säga ”ja, jag var tvungen att komma på något” är vanligt, men försök att ta tillfället i akt att ge lite information om det aktuella läget, t.ex. hur många leads du har idag.
Det viktigaste resultatet kan vara något som måste uppnås för att något annat ska kunna hända, till exempel att kunna anställa ytterligare en säljare – om så är fallet ska du se till att det förklaras tydligt i din kontextcheck-in.
Du bör också överväga att inkludera din huvudtaktik i kontexten. Hur tänker ni till exempel nå dessa 200 leads under det kommande kvartalet? Är det via e-postmarknadsföring? Google Ads? Ringa slumpmässigt utvalda personer (dålig idé)?
Behöver ni skapa nytt innehåll, eller kan ni använda befintligt innehåll och istället fokusera på att upptäcka nya marknadsföringskanaler? Kom ihåg värdet av lärande när du arbetar med dina OKR. Det är lika mycket det som det är ett verktyg för att åstadkomma ett bra genomförande, och därför är det viktigt att dokumentera hur du tänkte om en plan i förväg för att dra bättre slutsatser när du går vidare genom kvartalet.
Kontroll av framsteg
Ingen skillnad från din normala lägesrapport om mål, men med undantaget att du inte bara rapporterar framstegen (34 / 200 nya leads) utan också ger en kommentar om dessa framsteg.
Det rekommenderas starkt att inte bara nöja sig med den faktiska uppdateringen utan även tillhandahålla ytterligare uppdateringar till den specifika uppdateringen.
Eg. om du gick från 20 till 34 nya leads, vad lärde du dig under den perioden? Har förtroendet för att uppnå ditt nyckelresultat ökat eller minskat? Vid framstegskontrollen kan någon eller några av nedanstående typer av kontroller användas för att ge en bättre bild av varför du befinner dig på den nivå av framsteg som du gör för närvarande.
Check-In för förtroendet
Om framstegscheck-in är den vanligaste typen av check-in för de flesta målsättningsmetoder, så är Confidence-check-in den mest karakteristiska, särskilt för OKR.
I förtroendekollen börjar du med att uppskatta hur troligt det är att du kommer att uppnå det viktigaste resultatet. Se sedan till att lista vad du tror behövs och/eller vad som kan stå i vägen för dig eller riskera att resultatet inte blir så framgångsrikt som du har uppskattat. Lägg slutligen till vad du tror att du kan göra för att minska risken.
Nästa upp Check-In
Next Up är en enkel plan som du bör checka in varje gång du checkar in på ett viktigt resultat. Som en kortversion av den taktik som du skriver i sammanhanget check-in (se ovan), är det i princip den plan du har med ditt viktigaste resultat under den kommande veckan eller två och börjar ofta med ”Senast nästa fredag ska jag…” eller något liknande.
En bra tumregel är att försöka skriva din Next Up så tydligt som möjligt. Vi coachar människor att inte bara skriva vad de ska göra, utan också hur de ska göra det. Jämför till exempel att du skriver ”ha ett möte med Laura om nya marknadsföringskanaler” som en Next Up vs ”undersöka och komma fram till våra 3 mest effektiva alternativ för att utveckla nya marknadsföringskanaler och sedan presentera dem för Laura för att nå ett beslut om vilket vi ska gå för”.
Den senare innehåller en explicit taktik och den ger dig inte bara mer information, utan tjänar också ett annat syfte – genom att göra check-ins som förklarar vad du tror kommer att hända, blir det mycket lättare att reflektera och dra insikter (t.ex. ”Laura kunde inte fatta ett beslut under mötet, jag noterar att jag borde ha skickat de tre alternativen i förväg så att hon kunde ha varit mer förberedd”).
Viktigt: En bra regel är att alltid lämna varje Key Result med en Next Up så att ni vet vad ni ska fokusera på fram till nästa check-in. Om så inte är fallet är sannolikheten stor att det viktiga resultatet förblir orörligt till nästa gång (och ett orörligt viktigt resultat blir till slut ett dött viktigt resultat).
Insight & Blocker checkar in
När General Electric övergav sin 40 år gamla praxis för utvecklingssamtal valde de ett nytt sätt att driva utvecklingssamtal, med endast två huvudteman för feedback – beteenden som personen bör fortsätta med och saker att överväga att förändra.
Som en särskild funktion i vårt verktyg kan du markera en incheckning som en anmärkningsvärd insikt, t.ex. i en Confidence-incheckning enligt beskrivningen ovan. Samma sak gäller Blockers, som vi anser är de verkliga ädelstenarna till utvecklingsvärdena med att använda OKRs – om du försöker ta ut svängarna med dina OKRs kommer du med största säkerhet att stöta på problem och hitta saker som är i vägen för dig. Det viktiga här är att identifiera vilka dessa blockeringar är och komma på ett sätt att kringgå dem.
Prova själv
Ser ni fram emot att komma igång med kontinuerliga avstämningar och lära er mer från er OKR-resa? Ta en titt på vårt OKR-program eller boka ett kostnadsfritt samtal med en av våra OKR-coacher för att lära dig mer.
