En best practice-artikel om hur du kan utveckla din förmåga att skriva bättre OKRs.
Vi lever i en otrolig tid.
- Vi har smartphones som är en miljon gånger smartare än NASA:s samlade datorkraft 1969.
- Vi har tillgång till teknik som gör att även de minsta nystartade företagen kan arbeta sida vid sida över hela världen, helt gratis.
- Kommunikation går snabbare än någonsin tidigare. Varje minut laddas 300 timmar video upp på Youtube och den genomsnittliga kontorsarbetande personen skriver cirka 40 affärsrelaterade e-postmeddelanden per dag. Det är ungefär 10 000 e-postmeddelanden varje år.
Med all den nya teknik och globaliserade arbetsplats som vi har idag, är den moderna arbetsplatsen ofta en stressig plats. När allt är lättare att göra gör vi mer, men hur vet man att man gör rätt saker?
OKRs hjälper dig att fokusera på det som är viktigt.
OKR, (Objectives & Key Results), är ett ramverk som vi använder för att sätta upp individuella mål. De är högt prioriterade och mätbara men samtidigt dynamiska och flexibla för att hantera den moderna, ständigt föränderliga, arbetsmiljön. OKR sätts oftast i perioder om 3 månader och formuleras som vad som ska uppnås senast den sista dagen i perioden.
Att komma in i ett fokuserat tankesätt
Så hur fokuserar du? Vad är det som faktiskt prioriteras? Vi rekommenderar att du börjar med att ta dig tid att fokusera innan du börjar skriva dina OKR:er. Följ dessa 3 steg:
Förstå företagets fokus.
Börja med att se till att din fokuserade hjärna är inramad mot rätt syfte. Eftersom den här artikeln beskriver OKR ur ett organisatoriskt perspektiv är det viktigt att du frågar dig själv vad företagets fokus är. I vårt verktyg ligger svaret på denna fråga i periodens fokusområden och i företagets vision – WHY, HOW & WHAT.
Du kan också skapa dig en uppfattning om vad företaget fokuserar på genom att titta på din chefs OKR eller hur dina kollegor har skrivit sina OKR.
Lista värdefull impact som du kan skapa under perioden.
Gå igenom de idéer som du har funderat på. Tänk på dina nuvarande ansvarsområden, vilka dina styrkor är och vad du skulle vara motiverad att uppnå.
Ambition är en viktig del av OKR metoden. Den lista du kommer med bör alla vara saker som är möjliga att uppnå inom den angivna perioden, men lite skrämmande svåra att uppnå. Om allt går enligt planerna bör du ha en 50/50-chans att klara det. Eller som Larry Page, grundare av Google, uttrycker det i boken How Google Works:
”[Teams] tenderar att anta att saker är omöjliga, snarare än att … ta reda på vad som faktiskt är möjligt. Det är därför vi har lagt så mycket energi på att anställa självständigt tänkande personer på Google och sätta upp stora mål.”
Så – tänk på hur mycket tid du har fram till periodens sista dag och sätt sedan din ambition högt till vad som är möjligt om allt går perfekt.
Fokusfrågan.
Eftersom listan börjar växa vill du försöka ta reda på hur de olika sakerna är beroende av varandra, och hur vissa av dem kan lösas av andra. Du vill hitta underliggande orsaker eller värderingar som binder samman de viktiga sakerna.
Det är nu dags att prioritera. Genom att ställa fokuseringsfrågan ser du till att du både uppnår fokus och prioriterar. Fokusfrågan handlar om:
Vad är det enskilt viktigaste jag kan göra som gör att allt annat blir lättare eller onödigt?
Resultatet av denna övning bör vara att du har en, eller högst 2-3, av de viktigaste sakerna som du behöver fokusera på.
Skriv Objective (O)
När du har gjort de tre stegen ovan är du redo att beskriva den första delen av OKR – målet. Ta den ”enda sak” som du kom fram till (eller 2-3 saker om du inte kunde koka ner det) och formulera sedan målet baserat på denna enda sak. Skriv målet så att det känns motiverande. Det borde vara det som får dig att vakna på morgonen på väg till jobbet. Kom ihåg att målet ska vara lätt att förstå, eftersom dina kollegor kommer att lära sig mycket av dig om ditt mål är tydligt. Många av våra användare skriver det som ett ”tillstånd” som de säger att de kommer att nå senast den sista dagen i perioden.
Fundera på om ditt Objective går att koppla till ett av företagets fokusområde.
Node bygger på ett koncept med fokusområden, och oftast bör det finnas ett visst fokusområde som ditt mål hjälper till att driva mot. Koppla ditt mål till detta fokusområde.
Om du inte kan hitta ett fokusområde som du tycker är relevant för ditt Objective kan du välja att att helt enkelt inte koppla det till ett fokusområde. Kanske handlar ditt mål under den här perioden om något som ligger utanför den allmänna företagsplanen, men som du, din chef och ditt team ändå är överens om är något att sträva efter? Se bara till att ge lite sammanhang till dina OKR när du skriver dem. Läs mer om hur du gör en första incheckning av dina OKR.
Skriv Key Results (KR)
När du har hittat ett bra mål är det dags att definiera vad du behöver göra och hur du ska mäta framstegen mot ditt mål.
Key Results, eller nyckelresultat, är den mätbara delen av OKR. Så där målet visar riktningen och ”ditt sätt att tänka” visar nyckelresultaten bevisen för att nå dit. Dina nyckelresultat bör vara den viktigaste drivkraften för att uppnå målet, så försök att sätta en gräns på högst tre nyckelresultat per mål.
Balans mellan adaptiv och taktisk prestation
OKR är inte ett vanligt S.M.A.R.T-mål eller ett balanserat styrkort. OKR-drivna företagskulturer lägger också stor vikt vid inlärningsprocessen för mycket ambitiösa team.
Forskaren och medförfattaren till boken Primed to Perform, Lindsay McGregor, talar om två typer av prestation – och att organisationer ofta tenderar att glömma bort en av dem.
Den första typen är den taktiska prestationen, som skulle kunna vara era vanliga finansiella mål eller hastigheten i Scrum-sprintar. Den visar i princip hur väl ni följer er strategiska plan. De flesta metoder för resultatstyrning i dagens organisationer mäter taktiska resultat.
Den andra typen är Adaptive Performance, och det är också den som de flesta organisationer tenderar att missa. Om den taktiska prestandan mäter hur väl ni följer er plan mäter den adaptiva prestandan hur väl ni avviker från planen. Så i princip hur bra du presterar när saker och ting inte går enligt plan (vilket ofta är fallet). Organisationer behöver båda typerna av prestationer, och med OKR kan du mäta båda.
Exempel på OKR
Låt oss säga att du är chef för ett kundsupportteam – så här skulle du konstruera en OKR med både taktiska och adaptiva prestationsmått:
Målsättning: Kundnöjdhet tas till nästa nivå
Viktigt resultat (taktiskt): Gå från 7 till 4 minuter i genomsnittlig kundresolutionstid.
Nyckelresultat (adaptivt): 20 nya sätt att överraska kunden på ett positivt sätt.
I exemplet ovan är ”kundresolutionstid” förmodligen en väletablerad KPI för företaget i allmänhet och för kundsupportavdelningen i synnerhet, så detta är taktiskt att mäta och försöka förbättra.
Men för att kunna anpassa sig är det också viktigt att hitta nya sätt att öka kundnöjdheten. Lägg märke till att det adaptiva nyckelresultatet inte är föreskrivande, utan snarare skapar förutsättningar för chefen att experimentera och pröva nya sätt att förbättra kundnöjdheten. Den iterativa metoden att testa och sedan skriva ner de insikter du drar av det är den sista, men avgörande delen av att arbeta med OKR på ett bra sätt. Och för detta behöver du kontinuitet.
Kontinuitet i check-ins.
Att sätta upp mål är inte komplicerat, men det kan vara riktigt svårt.
För att era OKR ska bli levande måste de vara lättillgängliga och visualisera de framsteg ni gör som team. Det är en iterativ process där kvaliteten på OKR:erna är beroende av hur många check-ins du gör.
Du kommer inte att kunna producera bra resultat i ett Google Docs-kalkylblad eller Excel. 20% av din framgång kommer att baseras på att du använder ett verktyg som ger dig enkel åtkomst, är enkelt att använda och visualiserar. Vi tycker naturligtvis att vårt verktyg är ganska fantastiskt för detta. Men de återstående 80 procenten av din framgång beror på dig själv och det ledarskap som finns i din organisation.
Oavsett hur bra du skriver din OKR kommer den inte att skapa värde för dig om du inte arbetar med den, och att arbeta med något tar tid, och tid måste investeras. Denna investering är ett beslut som måste fattas av ledningen i en organisation.
Ni måste se till att OKR blir en del av ert dagliga arbete, som en underliggande faktor som driver er dagliga verksamhet i rätt riktning och skapar insikter och lärdomar med ett kontinuerligt flöde genom hela organisationen. Om du gör det kommer du tydligare att se de framsteg du gör, förstå ditt verkliga syfte och värde och på det hela taget vara på en mer lycklig arbetsplats.
